監査報告書（別記様式第22号）の書き方と記入例｜監査実施概要（参考様式第4-7号）との使い分け・3か月に1回の定期監査の回し方

「監査報告書 書き方」で検索すると様式のダウンロードページや制度解説記事は見つかりますが、別記様式第22号の記載項目を1つずつ埋める記入例まで扱ったページは多くありません。監理団体の事務局では「監査報告書の作成に丸1日かかる」（監理団体の事務はなぜ難しいのか）、機構の実地検査で「監査報告書の形式不備」を指摘される（監理団体の巡回指導対策）といった課題提起はされていますが、様式そのものの記入例には踏み込んでいません。本記事は監理団体の巡回・監理担当者を対象に、別記様式第22号（監査報告書）と参考様式第4-7号（監査実施概要）の実物の記載項目に沿って、記入例・NG例、3か月に1回の定期監査を回すスケジュール設計、提出先・提出期限までを整理します。訪問指導（月1回）と監査（3か月に1回）の違いは「訪問指導記録書の書き方と記入例」で整理していますので、あわせてご覧ください。

監査報告書と監査実施概要はどう違うか｜省令様式と参考様式を整理する

監査に関する様式には「監査報告書（別記様式第22号）」と「監査実施概要（参考様式第4-7号）」の2種類があり、名称が似ているため混同されがちです。まず両者の性質の違いを整理します。

技能実習法施行規則第54条第1項第4号が求める帳簿書類（団体監理型技能実習の実施状況の監査に係る書類）は、監査報告書の写しを備え付ければ満たされます。監査実施概要（参考様式第4-7号）はこれに加えて使う任意の様式であり、「参考様式第4-7号を作成しなければならない」という義務はありません。とはいえ、監査報告書の12特記事項・13監査結果欄は自由記述であるため、何を確認して「問題なし」と判断したかの根拠を残す下書きとして、参考様式第4-7号（または同等の記載事項を満たす自団体独自のチェックシート）を使う運用が実務的です。

監査の法定基準｜3か月に1回以上・5つの方法・実習生の4分の1以上との面談

監理団体が実習実施者に対して行うべき監査の基準は、技能実習法第39条第3項の委任を受けて施行規則第52条第1号が定めています。監理責任者の指揮の下、次の5つの方法により、3か月に1回以上の頻度で監査を適切に行うことが法定義務です。

• 実地確認：団体監理型技能実習の実施状況について実地による確認を行うこと
• 報告聴取：技能実習責任者及び技能実習指導員から報告を受けること
• 技能実習生との面談：技能実習生の4分の1以上（技能実習生が2人以上4人以下の場合は2人以上）と面談すること
• 設備・帳簿書類の確認：実習実施者の事業所において設備を確認し、帳簿書類その他の物件を閲覧すること
• 生活環境の確認：技能実習生の宿泊施設その他の生活環境を確認すること

建設現場や食品工場など、業務の性質上、実地確認や面談が著しく困難な場合には、他の適切な方法（実習現場付近での面談、元請事業者の現場代理人からの聴取、Webカメラでの作業確認等）に代えることが認められています。この場合は、その理由と実際に採った方法を、監査報告書（別記様式第22号）の12特記事項欄に記載する必要があります（様式の注意書き、技能実習制度運用要領）。技能実習生との面談についても、個別面談に限らず集団面談や、質問票を配付した上で回答を踏まえ項目を絞る面談方法も認められています。

なお、監査は監理団体が自ら行うべき中核業務であり、外部に委託することはできません。実地確認への同行や面談時の通訳といった補助的な業務、規則で定める頻度（3か月に1回以上）を超えて追加で行う監査業務に限り、委託が可能とされています（技能実習制度運用要領）。

臨時監査が必要になる場面

3か月に1回以上の定期監査とは別に、実習実施者が技能実習法第16条第1項各号のいずれかに該当する疑いがあると監理団体が認めたときは、監理責任者の指揮の下、直ちに臨時監査を行う必要があります（施行規則第52条第2号）。該当する各号は次のとおりです。

• 認定計画に従って技能実習を行わせていないと認めるとき
• 認定計画が認定基準（技能実習法第9条各号）に適合しなくなったと認めるとき
• 実習実施者が欠格事由（技能実習法第10条各号）に該当することとなったとき
• 報告・帳簿書類の提出や提示を拒んだ、または虚偽の報告・帳簿書類の提出や提示をしたとき
• 機構による報告・帳簿書類の求めに虚偽の対応をしたとき
• 改善命令（技能実習法第15条第1項）に違反したとき
• 出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為をしたとき

実習実施者からの報告や技能実習生からの相談を通じてこうした疑いを把握したときにも、臨時監査は必要になります。臨時監査の結果は、原則として監査を行った日から2か月以内に監査報告書として機構の地方事務所・支所の指導課へ報告します。ただし、技能実習生に対する暴行・脅迫等の人権侵害が疑われる場合は、電話等により概要を直ちに連絡し、遅くとも臨時監査実施後2週間以内に監査報告書で正式に報告することが求められます（技能実習制度運用要領）。

監査報告書（別記様式第22号）の記載項目と記入例

別記様式第22号は日本産業規格A列4（A4）の様式で、外国人技能実習機構理事長宛てに提出します。ヘッダー部分（許可番号・監理団体の名称・監理事業を行う事業所・監査対象実習実施者・監査実施日・監査実施者）と、監査結果を記載する本文部分（実地に確認した場所、報告聴取の有無、技能実習生との面談、設備・帳簿確認、宿泊施設確認、特記事項、監査結果、総合講評、備考）で構成されています。主な項目の記入例とNG例は次のとおりです（実習実施者を仮に「A社」としています）。

特に注意したいのは、8（技能実習責任者及び技能実習指導員からの報告）、10（設備の確認及び帳簿書類の閲覧）、11（宿泊施設その他の生活環境の確認）の各欄は「実施・未実施」の二択のみであることです。実施した場合でも、何を確認したかが分かる記載を12特記事項に残しておかないと、実地検査で確認された際に監査の実態が伝わりにくくなります。設備・帳簿書類の確認では、賃金台帳やタイムカードから確認できる報酬・労働時間が認定計画の内容と合致しているか、業務・指導内容を記録した日誌から技能実習生が認定計画どおりの業務を行っているかを見る必要があるとされています（技能実習制度運用要領）。日誌側の確認方法は「技能実習日誌のチェック方法」でも扱っています。

監査実施概要（参考様式第4-7号）の記載項目と使い方

参考様式第4-7号は、監査報告書の元になる確認結果を項目ごとに残すための様式です。次の5つの区分（実地確認・報告聴取・技能実習生との面談・設備と帳簿の閲覧・宿泊施設の確認）と、2つの自由記述欄（法令違反の有無等、その他の問題・課題等）で構成され、区分ごとに「有・無」と「問題内容」を記入します。

• 1. 実地での確認による監査：認定計画と異なる作業の有無、進捗状況、他の事業主の下での業務従事の有無、暴行等の不法行為の有無、不法就労者の従事の有無など5項目＋その他自由記入
• 2. 技能実習責任者及び技能実習指導員からの報告による監査：業務・待遇（報酬・労働時間・休日・宿泊施設・食費居住費）・書類（管理簿・履行状況管理簿・日誌）・保護（不法行為・保証金・財産管理・旅券保管）など21項目＋その他自由記入
• 3. 技能実習生との面談による監査：業務・待遇・保護に関する17項目＋その他自由記入（面談で本人に確認する内容）
• 4. 設備の確認及び帳簿書類の閲覧による監査：区分2とほぼ同じ観点を、書類・設備の実物で確認する21項目＋その他自由記入
• 5. 宿泊施設その他の生活環境の確認による監査：宿泊施設の状況・収容定員・衛生状況の2項目＋その他自由記入

5つの区分をあわせると66項目の確認事項（各区分末尾の自由記入欄を含めると71行）が「有・無」の二択と自由記述の「問題内容」欄で構成されています。「有」（問題あり）と回答した項目の内容は、監査報告書（別記様式第22号）の12特記事項・13監査結果へ転記して初めて監査報告書の記載として完結します。参考様式第4-7号だけを作成して監査報告書側への転記を忘れる、という二重管理の抜け漏れには注意が必要です。末尾には監査実施日と監理責任者の氏名・押印欄があります。

繰り返しになりますが、参考様式第4-7号は「参考」であり、この様式そのものを使わず、同等の記載事項（監査事項ごとの有無と問題内容）を満たす自団体独自のチェックシートで代替しても差し支えありません。

3か月に1回をどう回すか｜起算月とスケジュール設計

「3か月に1回以上」の起算点は、入国後講習開始日の属する月を起算月とする3か月（四半期）ごとです。技能実習制度運用要領は、次のように具体例を示しています。

• 入国後講習開始日が4月16日の場合、6月30日までに1回目の監査を実施する必要があります。
• 次回は、7月1日から9月30日までの期間に監査を実施することになります。

2回目以降は、適正な実習監理の観点から、前回監査実施日を起算日として3か月以内ごとに実施することが望ましいとされています。複数の実習実施者を担当する巡回・監理担当者は、次のようなスケジュール設計が実務上有効です。

• 実習実施者ごとの起算月一覧を作る：入国後講習開始日（または前回監査実施日）を基準に、各実習実施者の「今四半期中に監査すべき期限」を一覧化します。
• 年間4回のサイクルで予定を組む：3か月ごとに少なくとも1回という頻度を年間スケジュールに落とし込み、四半期末に監査が集中しないよう調整します。
• 宿泊施設が複数拠点にわたる場合の分割確認：宿泊施設が離れた場所に複数あり毎回すべてを確認することが困難な場合は、複数回の定期監査に分けて各施設を訪れることも認められています。ただし複数回の監査を通じて全ての宿泊施設を訪れることが望まれます（技能実習制度運用要領）。
• 帳簿書類の事前提出：帳簿書類が電磁的記録で作成・保存されている場合、監査に先立って電子的に提出させて確認することで、監査当日の効率化を図ることも差し支えないとされています（ただし実地確認で備付け状況や実態との整合も確認する必要があります）。

この設計は、実習実施者の開拓・受入企業の拡大に伴って監査対象が増えるほど負担が大きくなります。監理団体の事務局が抱える業務膨張の構造については「監理団体の事務はなぜ難しいのか」で整理していますので、あわせてご覧ください。

監査報告書の提出先・提出期限

技能実習法第42条第1項は「監査終了後遅滞なく」監査報告書を提出することを義務付けていますが、条文自体には具体的な日数の定めはありません。技能実習制度運用要領はこの「遅滞なく」を具体化し、次のとおり運用しています。

• 定期監査：監査を行った日から2か月以内に、監査報告書（別記様式第22号）により、実習実施者の住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の指導課へ報告する。
• 臨時監査：原則として同じく2か月以内。ただし技能実習生への暴行・脅迫等の人権侵害が疑われる場合は、電話等で直ちに概要を連絡し、遅くとも臨時監査実施後2週間以内に正式な監査報告書で報告する。

この提出先・提出期限は、年1回・毎年度提出する事業報告書（省令様式第23号、翌技能実習事業年度の5月31日までに機構本部事務所の審査課へ提出）とは異なります。両者を混同すると提出期限を誤りやすいため注意が必要です。事業報告書の記載項目・提出期限そのものについては、姉妹記事「事業報告書（様式第23号）の書き方と記入例」で扱っています。

監査記録は事業報告書・実地検査でどう照合されるか

監査報告書の写しは、施行規則第54条第1項第4号が定める帳簿書類（団体監理型技能実習の実施状況の監査に係る書類）として、監理事業を行う事業所に備え付ける必要があります。保存期間は、当該技能実習が終了した日から1年間です（施行規則第54条第2項）。これらの帳簿書類は、機構が行う実地検査や主務大臣が行う立入検査の際にも提示できるよう、適切に作成して備えておく必要があるとされています（技能実習制度運用要領）。

機構の実地検査における監理団体側の全体像・準備の進め方は「監理団体の実地検査 完全対策」の「領域3：監査・訪問指導の実施記録」で解説しています。「監理団体の巡回指導対策」でも、監査報告書の形式不備が指摘されやすい項目として言及されています。監査報告書に限れば、次の点が確認されやすいポイントです。

• 提出期限の遵守：監査実施日から2か月以内に提出されているか
• 面談人数の整合：9①の面談人数が、対象実習実施者の在籍技能実習生数の4分の1以上（2人以上4人以下の場合は2人以上）を満たしているか
• 特記事項の具体性：13監査結果・14総合講評だけでなく、確認した内容が読み取れる記載になっているか
• 前回からの継続性：4⑦従前の監査で指摘があった場合、今回の監査でその改善状況が確認されているか

よくある質問

監査は誰が行う必要がありますか？

監理責任者の指揮の下、監理団体の役職員が行います（技能実習法施行規則第52条第1号）。監査は監理団体が自ら行うべき業務であり、外部に委託することはできません。ただし、実地確認への同行や技能実習生との面談時の通訳など補助的な業務、規則で定める頻度（3か月に1回以上）を上回る部分の追加監査業務は委託が可能です（技能実習制度運用要領）。

監査報告書（別記様式第22号）と監査実施概要（参考様式第4-7号）は両方作成する必要がありますか？

監査報告書（別記様式第22号）の作成・提出は法律上の義務です（技能実習法第42条第1項）。監査実施概要（参考様式第4-7号）は参考様式であり、作成そのものは義務付けられていません。ただし、これを用いて監査を実施した場合には併せて保存することが望ましいとされており（技能実習制度運用要領）、監査報告書の特記事項・監査結果欄を書くための実務上の記録として広く使われています。

技能実習生の4分の1以上との面談は、どのように行えばよいですか？

個別面談のほか、複数の技能実習生への集団面談や、質問票を配付して回答を踏まえ項目を絞って面談する方法も認められています（技能実習制度運用要領）。技能実習生が2人以上4人以下の場合は2人以上との面談が必要です（施行規則第52条第1号ハ）。技能実習生が少数で当日欠勤した場合など、その回の面談を必須としてまで求められるわけではなく、次回監査で確実に面談するといった調整も可能とされています。

監査報告書はいつまでに、どこへ提出すればよいですか？

技能実習法第42条第1項は「監査終了後遅滞なく」提出することを義務付けています。技能実習制度運用要領はこれを具体化し、監査を行った日から2か月以内に、実習実施者の住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の指導課へ提出することとしています。

臨時監査はどのような場合に必要ですか？

実習実施者が技能実習法第16条第1項各号（認定計画に従っていない、認定基準に適合しなくなった、欠格事由への該当、報告拒否・虚偽報告、改善命令違反、出入国・労働関係法令に関する不正または著しく不当な行為など）のいずれかに該当する疑いがあると認めたときは、監理責任者の指揮の下、直ちに臨時監査を行う必要があります（施行規則第52条第2号）。技能実習生への暴行・脅迫等の人権侵害が疑われる場合は、特に迅速な対応が求められます。

公式出典と未確定事項

本記事は、2026年9月4日時点で確認できた以下の一次資料を基に整理しています。

• e-Gov法令検索「外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律」（技能実習法）第16条・第39条・第42条（監査の実施基準、臨時監査の事由、監査報告書・事業報告書の作成・提出義務の根拠条文を条文原文で確認）
• e-Gov法令検索「外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律施行規則」第52条・第53条・第54条・第55条（監査の方法・頻度・臨時監査の基準、監理責任者の要件、帳簿書類の備付け、監査報告書・事業報告書の様式の根拠条文を条文原文で確認）
• 出入国在留管理庁・厚生労働省「技能実習制度運用要領」第5章 監理団体の許可等（第2節第2(1)(2)監査・臨時監査に関するもの、第18節帳簿の備付け、第19節監査報告及び事業報告。起算月の考え方・提出期限「2か月以内」「2週間以内」・提出先「地方事務所・支所の指導課」・監査実施概要の位置づけの根拠）
• 別記様式第22号「監査報告書」、参考様式第4-7号「監査実施概要」（技能実習法施行規則第54条第1項・第55条第1項関係の帳簿書類・様式。本記事作成にあたり様式原本を確認）