監理団体の事業報告書（別記様式第23号）の書き方と提出期限｜記載15項目・添付書類・よくある不備

「監理団体 事業報告書」で検索すると、様式のダウンロードページや根拠条文の紹介にとどまり、15の記載項目に実際何を書けばよいのか、添付書類は何が要るのか、年度末からどう逆算して準備すればよいのかまで整理したページは多くありません。本記事は監理団体の事務担当・事務局長を対象に、外国人技能実習機構が公表している「事業報告書の提出方法について」「事業報告書 作成要領」の記載に沿って、事業報告書（別記様式第23号）の記入ポイントを整理しました。第1号技能実習生への訪問指導の記録づくりは「訪問指導記録書の書き方と記入例」、監査の記録づくりは「監査報告書（様式第22号）の記入例」もあわせてご覧ください。

事業報告書とは何か｜省令様式（法定様式）と参考様式の違いを整理する

技能実習法第42条第2項は「監理団体は、主務省令で定めるところにより、監理事業を行う事業所ごとに監理事業に関する事業報告書を作成し、主務大臣に提出しなければならない」と定めています。これを受けて施行規則第55条第2項は「法第42条第2項の事業報告書は、技能実習事業年度ごとに、別記様式第23号により、監理事業の実施状況を記載し、翌技能実習事業年度の5月31日までに提出するものとする」としており、様式そのものを別記様式第23号と明記しています。

この点が、参考様式（第4-○号等）との大きな違いです。訪問指導記録書（参考様式第4-10号）は名称のとおり「参考」様式で、記載事項を満たせばレイアウト自体を自団体で調整できますが、事業報告書は施行規則で定める別記様式第23号によることが求められる法定様式です。作成には機構ウェブサイト掲載のExcelファイルを利用するのが便利で、作成要領は「計算を要する多くの欄が自動計算されるようになっています」としているため、様式内の計算式やセル構成を崩さずに入力することが前提になっています。

なお、監理団体が作成する年次・定期の報告書には、事業報告書（省令様式第23号）のほかに監査報告書（省令様式第22号）があります。監査報告書は技能実習法第42条第1項に基づき、実習実施者ごとの監査終了後に遅滞なく提出するもので、事業所ごとに年1回まとめて提出する事業報告書とは根拠条項・提出頻度・提出のタイミングが異なる別の書類です。

提出主体・提出先・期限｜誰が、いつ、どこへ出すか

提出主体・提出先・期限は次のとおりです。

• 提出主体：監理団体。監理事業を行う事業所が複数ある場合は事業所ごとに事業報告書を作成しますが、1つの監理団体として複数の事業報告書を提出する場合であっても、提出者名はいずれも監理団体の代表者名で統一します。
• 提出先：外国人技能実習機構本部技能実習部審査課のみです。機構の地方事務所では受理されません。所在地は〒108-0022 東京都港区海岸3-9-15 LOOP-X 3階、電話は03-6712-1923です。
• 提出方法：郵送、または報告者が機構本部に来所しての提出です。郵送の場合は書留等（対面で届き、かつ受領印又は受領の際の署名を行い、かつ「信書」を送ることができる方式）での送付が求められます。正本1通を片面印刷で用意し、提出後の問い合わせに備えて事前に控えを作成しておく必要があります。受理票は郵送されないため、返信用封筒は不要です。
• 提出期限：報告対象となる技能実習事業年度の翌年度の4月1日から5月31日までです。機構公表資料には、2024年度報告の提出期間として2025年4月1日〜5月31日という例が示されています。技能実習事業年度は原則4月1日から翌年3月31日までですが、年度途中で監理許可を受けた場合は許可日を始期とします（例：令和4年7月1日に監理許可を受けた場合、報告対象期間は令和4年7月1日〜令和5年3月31日）。
• 監理事業所が複数ある場合：それぞれの事業所分を作成したうえで、監理団体の本部でまとめて機構本部審査課へ提出します。

年度内に監理事業を廃業した場合は事業報告書の提出は不要ですが、事業廃止届が必要です。一方、報告年度内に監理事業を休止した場合や、報告年度の前から休止を継続している場合は、休止中であっても報告書の提出が必要です。また、報告年度末までに監理許可を受けていれば、当該年度に技能実習生の受入れを行っていなくても提出は必要で、該当する対象や取組がない項目は空欄のまま提出せず「0人」「0円」「なし」として記載します。

添付書類｜事業報告書とあわせて提出するもの

施行規則第55条第3項および機構の提出書類一覧に基づく添付書類は次のとおりです。①の事業報告書本体は提出対象の全団体で必要です。②〜⑤は各書類の提出要件に該当する団体のみ提出します。

訪問指導記録書の記載項目・記入例は「訪問指導記録書の書き方と記入例」で解説しています。優良要件適合申告書を提出する団体は、優良認定の点数維持にも関わる書類です。優良認定の取得基準は「監理団体の優良認定（一般監理事業）とは」をご覧ください。なお、事業報告書と関係ない書類を提出した場合、機構において適宜処分される旨も案内されています。

記載項目（1）｜基本情報と実習監理の実施状況（1〜8欄）

事業報告書の記載項目は全部で15項目です。まず1〜8欄は、報告年度・団体情報・実習監理の実施人数に関するものです。

6欄は、報告年度内に第1号から第2号へ移行した実習生であれば「第2号」欄にのみ人数を計上し、第1号欄と第2号欄の両方に計上しないことが作成要領で明示されています。7欄との整合（6欄の合計人数＝7欄の国籍別合計人数）は、提出前に必ず確認するよう案内されています。

記載項目（2）｜実施体制・技能検定等受験状況・行方不明者・実習先変更（9〜13欄）

9〜13欄は、職員の研修受講歴、技能実習生の技能検定等の受験実績、行方不明者や実習先変更に関する状況を扱います。

• 9 実施体制：「②監理責任者以外の役職員の講習受講歴」欄は、報告年度内に監理責任者等講習を受講した、監理責任者を除く監査担当職員の受講歴を記載します。技能実習責任者講習・技能実習指導員講習・生活指導員講習の受講歴は本報告の対象外です。対象者が多く欄内に書ききれない場合は「別紙のとおり」として、①欄・②欄の対象者別に別紙を作成します。
• 10 技能検定等受験状況：基礎級程度（第1号修了者、実技）、3級程度（第2号修了者、実技・学科）、2級程度（第3号修了者、実技・学科）の受検状況を記載します。「修了者数」は報告年度内に実際に修了した者だけでなく、途中帰国や行方不明等により年度内に修了予定であった者も含めて計上します。「やむを得ない不受検者数」には、実習生の事情による途中帰国、監理団体の責めによらない行方不明、病気やけがで受検できなかった者などを計上します。合格率は小数点第2位を四捨五入します。一般監理事業の許可を受けている監理団体は、過去3年間の数値を記載した優良要件適合申告書（参考様式第2-14号）を併せて提出します。
• 11 行方不明者の発生状況：報告年度内の行方不明者数及び行方不明率を記載します。行方不明率は行方不明者数を分子、6欄の実人数（合計人数）を分母として算出し、小数点第2位を四捨五入します。
• 12 他の実習実施者における技能実習の継続が困難となった技能実習生の受入れ状況及び実習先変更支援ポータルサイトへの登録の有無：他団体が監理する実習実施者で技能実習の継続が困難となった実習生を、報告年度内に新たに計画認定を受けて実習監理を開始した人数を記載し、実習先変更支援ポータルサイトへの登録有無を「有」に丸をつけて示します。登録は監理団体単位で行うため、複数事業所を持つ場合は主たる事業所の報告書のみ「有」とし、他の事業所の報告書は「無」とします（人数も主たる事業所の報告書に全事業所の合計を記載し、他の事業所は「0人」とする）。
• 13 地域社会との共生に向けた取組の実施状況：報告年度内に地域社会との共生に向けた取組を行った場合は取組概要を記載し、必要に応じて具体的内容が分かる資料を添付します。

記載項目（3）｜監理費徴収実績と備考（14〜15欄）

14欄「監理費徴収実績」は、事業報告書別紙（省令様式第23号別紙）に記載します。作成要領は費用区分の用語を次のように定義しています。

14欄はさらに次の4項目で構成されます。

1. 徴収した実習実施者数：5欄の実習実施者数と同じ数値を記載
2. 徴収した技能実習生数（実習実施者から徴収した監理費の対象となった技能実習生の数）：定期費用・不定期費用の別に人数を記載。定期費用欄は6欄の技能実習生数と同じ人数とし、同じ実習生について実習実施者から定期費用・不定期費用の両方を徴収した場合はそれぞれに「1人」を計上（定期費用欄と不定期費用欄の人数は一致するとは限らない）
3. 技能実習生1名当たりの監理費の額：定期費用は「徴収額内訳の総計÷合計在籍月」、不定期費用は「同総計÷徴収した技能実習生数」で算出。「合計在籍月」は報告年度内の在籍期間の合計で、月の途中で受入れを開始・終了した場合もその月を1月として計上する
4. 徴収額及び支出額内訳：徴収額内訳は報告年度内に実際に徴収した監理費のみを記載し、徴収予定だが未徴収のものは翌年度以降の事業報告書に記載する。支出額内訳は報告年度内に実際に支出した監理費を全て記載し、事務処理上の支出が翌報告年度になった場合でも実際の支出日が報告年度内であれば計上する。複数業務を兼務する職員の人件費・交通費・旅費は、従事する業務割合に応じて按分する

機構のExcel様式を使用する場合、定期費用・不定期費用の1名当たり金額や総計・各費用の計は自動計算されます。また、事業報告書の添付資料として提出する貸借対照表等（②）は監理団体全体の財政状況を示すものであり、監理費の実績（14欄）とは報告対象期間が異なるため直接一致しない点も作成要領で説明されています。作成にあたっては監理費管理簿を参照するとされています。

15 備考：報告担当者の氏名・役職・連絡先（メールアドレスがあれば併記）を記載します。報告対象年度内に第1号技能実習生の入国がなく、訪問指導記録書等の作成がない場合は、書類名と提出しない理由を簡潔に記載します。

4月〜5月の逆算スケジュール｜1年分の記録をどう溜めて間に合わせるか

ここからは法令上の義務ではなく、実務上の工夫（推奨事項）です。事業報告書は年1回とはいえ、1年分の実習監理・監理費の実績を集計する作業のため、直前にまとめて着手すると数値の突合に時間がかかりがちです。次のような年間の流れが実務上有効です。

• 年間を通じて（毎月）：訪問指導記録書・監査記録・監理費の徴収額と支出額を、都度記録として残しておく。技能実習生の受入れ・移行・帰国・所在不明等が生じた月に記録しておくと、年度末の実人数集計で迷わない。
• 3月末（技能実習事業年度の締め）：技能実習生の実人数（6欄）・国籍別人数（7欄）・職員数（8欄、常勤・非常勤別）を年度末時点で確定し、行方不明者数（11欄）を集計する。
• 4月：貸借対照表・損益計算書等の決算処理が完了し次第、事業報告書のExcel様式への入力を開始する。事業所が複数ある場合は事業所ごとに作成する。
• 4月中：該当する団体は優良要件適合申告書（過去3年分）、外部監査報告書の写しなど添付書類を準備する。
• 5月中旬まで：機構のチェック表に沿って、6欄と7欄の合計一致、二重計上の有無、退職者の計上漏れなどを確認し、提出用の控えを作成する。
• 5月31日まで：機構本部審査課へ書留等の郵送、または本部への持参で提出する。

技能実習生の実人数や国籍別人数を年度末に集計する際は、技能実習日誌など日々の記録と突き合わせておくと、事業報告書の数値の誤りに気づきやすくなります。技能実習日誌のチェックポイントは「技能実習日誌のチェックポイント」もご参照ください。年1回とはいえ、1年分の記録を5月末までに集計する作業は事務局の負担になりやすい業務のひとつです。監理団体の事務局業務が膨張しやすい構造については「監理団体の事務はなぜ難しいのか」でも整理していますので、あわせてご覧ください。

よくある不備・つまずきポイント

以下は、機構の作成要領および提出前チェック表が明示的に確認を求めているポイントです。件数や発生率などの公式統計は確認できていませんが、機構自身が提出前チェック表として挙げている以上、実務上つまずきやすい箇所として参考になります。

• 1欄「報告対象事業年度」の始期を機械的に4月1日としてしまう（年度途中で監理許可を受けた場合は許可日が始期）
• 6欄（技能実習生の実人数）と7欄（国籍別人数の合計）が一致していない
• 号を移行した技能実習生を、移行前の区分と移行後の区分の両方に二重計上してしまう
• 8欄「職員の数」で、報告年度内に退職した職員を計上から漏らしてしまう（退職時点の勤務形態で計上する必要がある）
• 9欄「実施体制」に、技能実習責任者講習・技能実習指導員講習・生活指導員講習の受講歴を誤って含めてしまう（対象は監理責任者等講習のみ）
• 10欄「技能検定等受験状況」で、途中帰国・行方不明となった年度内修了予定者を「修了者数」から漏らしてしまう
• 14欄「監理費徴収実績」で、定期費用の技能実習生数を6欄と一致させていない、または徴収額・支出額の内訳を総計だけで記載し、費用区分ごとの内訳金額を記載していない
• 技能実習生の受入れがなかった年度に、提出そのものを省略してしまう（受入れがなくても「0人」「0円」「なし」で提出が必要）
• 15欄「備考」に、訪問指導記録書等の添付書類がない理由の記載を漏らしてしまう

よくある質問

事業報告書はいつまでに、どこに提出しますか？

監理団体は毎年1回、監理事業を行う事業所ごとに事業報告書（省令様式第23号）を作成し、翌技能実習事業年度の5月31日までに外国人技能実習機構本部技能実習部審査課へ提出します（技能実習法第42条第2項、施行規則第55条第2項）。機構の地方事務所では受理されません。郵送（書留等）または本部への持参で提出でき、報告対象は4月1日から翌年3月31日までの技能実習事業年度です。

事業報告書は監理団体ごとに1通提出すればよいですか？

いいえ、監理事業を行う事業所ごとに作成します。例えば東京と大阪に監理事業所がある場合は2事業所分を作成し、複数の事業報告書を1つの監理団体としてまとめて機構本部へ提出します。提出者名はいずれの事業報告書も監理団体の代表者名で統一してください。

技能実習生の受入れがなかった年度でも提出は必要ですか？

必要です。報告年度末までに監理許可を受けていれば、技能実習生の受入れを行っていなくても事業報告書の提出義務があります。該当する対象や取組がない項目は、空欄のまま提出せず「0人」「0円」「なし」と記載します。

事業報告書にはどんな書類を添付しますか？

直近の事業年度に係る監理団体の貸借対照表及び損益計算書又は収支計算書、訪問指導の内容を記録した書類（訪問指導記録書）の写しを添付します。外部監査の措置を講じている監理団体は外部監査報告書の写しと外部監査実施概要も添付し、一般監理事業（優良）の許可を受けている監理団体は優良要件適合申告書もあわせて提出します（施行規則第55条第3項）。

事業報告書と監査報告書は同じ書類ですか？

別の書類です。監査報告書（省令様式第22号）は実習実施者ごとの監査終了後遅滞なく提出するもので、事業報告書（省令様式第23号）は事業所ごとに年1回、技能実習事業年度の実施状況をまとめて5月31日までに提出するものです（技能実習法第42条第1項・第2項）。根拠条項・提出頻度・提出のタイミングがいずれも異なります。

公式出典と未確定事項

本記事は、2026年9月4日時点で確認できた以下の一次資料を基に整理しています。

• 外国人技能実習機構「事業報告書の提出方法について」（提出先・提出方法・提出期間、添付書類一覧の根拠）
• 外国人技能実習機構「事業報告書 作成要領」（1〜15欄の記載項目の根拠、提出前チェック表の根拠）
• 外国人技能実習機構「事業報告書の提出」ページ（様式ダウンロード先の確認）
• 技能実習法第42条第1項・第2項、技能実習法施行規則第55条第2項・第3項（提出義務・様式・添付書類の法令根拠）